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Étude de Cas : Amélioration des Processus d’un Cabinet Comptable

Contexte

Un cabinet comptable basé au Québec gère plus de 200 dossiers clients actifs. Chaque client a des besoins variés : gestion de la fiscalité, soumissions de documents, rappels d’échéances fiscales, et coordination des paiements. Avant l’implémentation de GestaPlus, les défis incluaient :

• Des tâches répétitives et manuelles (suivi des documents, relance des clients).
• Des oublis fréquents, entraînant des retards dans les déclarations.
• Une collaboration difficile entre les membres de l’équipe, causée par des outils déconnectés.
• Une gestion inefficace des priorités client et des échéances.

Solution GestaPlus : Une Révolution Organisationnelle

1. Automatisation des Processus Clés

• Les rappels client sont automatiquement envoyés pour :
  • Les documents requis avant chaque trimestre fiscal.
  • Les taxes à remettre ou payer (TPS, TVQ).
  • Les renouvellements ou paiements en retard.
• À chaque étape clé complétée (par exemple, un client télécharge un document manquant), un processus interne est déclenché pour assigner la tâche suivante à un employé désigné. Cette fonctionnalité garantit un flux de travail continu et sans interruption.

2. Gestion des Tâches Dynamique

• Le tableau de bord permet de :
  • Prioriser les échéances critiques.
  • Visualiser, en temps réel, les tâches attribuées à chaque membre de l’équipe.
  • Réaffecter rapidement des responsabilités en cas d’imprévus.
• Les chefs d’équipe peuvent personnaliser les workflows pour aligner les étapes sur les besoins spécifiques de chaque client.

3. Intégration Harmonieuse avec QuickBooks et DEXT

• Les intégrations permettent :
  • Une synchronisation instantanée des transactions financières avec les outils de comptabilité.
  • Une analyse financière automatisée sans ressaisir manuellement les données.
• Résultat : une réduction des erreurs humaines et un gain de temps significatif.

4. Collaboration Optimisée

• Une fonctionnalité de messagerie interne et des outils de collaboration sociale centralisent la communication entre les employés.
• Les équipes peuvent partager des notes client, des rappels, et des mises à jour en temps réel.
• Chaque document client signé électroniquement est immédiatement disponible pour tous les membres concernés, garantissant un suivi fluide et transparent.

5. Signature Électronique Sécurisée

• Les clients reçoivent leurs documents à signer via GestaPlus, avec des rappels automatisés pour compléter le processus rapidement.
• Les signatures sont stockées dans un espace sécurisé accessible directement depuis le dossier client.

6. Une Vue Globale et Intuitive

• Le centre de commandes visuel fournit des rapports clairs sur :
  • Les échéances manquées.
  • Le statut des paiements.
  • L’état d’avancement des dossiers clients.
• Ces indicateurs permettent aux gestionnaires de détecter rapidement les blocages et d’y remédier avant qu’ils ne deviennent problématiques.

Impact Mesurable

Avant GestaPlus :

• Temps moyen pour gérer un dossier client : 5 heures par trimestre.
• Taux de retard dans les soumissions : 20 %.
• Surcharge des employés pendant les périodes fiscales.

Après GestaPlus :

• Réduction de 40 % du temps passé par dossier grâce aux automatisations.
• Taux de retard diminué à moins de 5 %.
• Amélioration de la satisfaction client (+25 %) grâce à un suivi plus proactif.
• Une meilleure répartition des charges de travail, diminuant le stress des employés.

Conclusion

Avec GestaPlus, ce cabinet comptable est passé d’une gestion fragmentée et manuelle à une organisation fluide et intégrée. Les automatisations ont non seulement réduit les pertes de temps et les erreurs, mais ont également permis au cabinet de se concentrer sur ce qui compte vraiment : offrir un service exceptionnel et développer sa clientèle.

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